Boostez la performance de votre organisation avec une approche évolutive et adaptative « Start where you are » pour accélérer la livraison de valeur.
Stop starting, Start finishing
Le débit (Flow) provient d’un des (5) principes du Lean. L’objectif est de mettre en œuvre des actions qui favoriseront l’accélération de la création de valeur – un sujet plus que souvent abordé dans les discussions agiles..! 😉
Ces actions se traduisent par une réduction des retards, du gaspillage et des goulots d’étranglement, ce qui permet une livraison plus rapide de la valeur aux clients et ce, tant au niveau des équipes qu’à l’échelle de l’organisation. Le maillon le plus faible détermine la force de la chaîne.
Dans un contexte d’adoption de cadre(s) de travail agile, tout dépendamment du contexte, de la volonté des équipes et celle de l’organisation, une option intéressante est d’entreprendre une approche évolutive et adaptative « Start where you are » (Kaizen) plutôt qu’un cadre de travail agile de type révolutionnaire radical (Kaikaku) devant composer avec de nouveaux rôles et une nouvelle structure d’équipe.
L’une de ces approches évolutives adaptatives utilisées pour optimiser le flux de travail est l’approche ou méthode de gestion Kanban.
Boostez la performance de votre organisation avec l’approche Kanban: évolutive et adaptative pour accélérer la livraison de valeur!
QU’EST-CE que l’approche Kanban et qu’est-ce qui ne l’est PAS?
Kanban c’est:
- Une approche de gestion du changement évolutive respectueuse envers vos employés, leur charge mentale, leur équilibre de vie ainsi qu’envers votre organisation et son passé.
- Kanban complémente et s’agence à vos processus actuels dans l’optique de les améliorer de façon incrémentale et en continu sans volonté de les supplanter de façon radicale et ‘Révolutionnaire’ ..!
- Chaque organisation a une culture différente, des marchés ciblés différents, des chaînes de valeurs différentes, etc.
- Chaque projet est différent de par son mandat (objectif à atteindre), sa portée, sa complexité, son budget, son échéancier, ses risques, etc.
- Chaque équipe est différente, de par son historique, les aptitudes, le niveau d’expérience et compétence de ses talents.
- Les principes de gestion du changement évolutive et incrémentale (Kaizen) de l’approche Kanban sont fondés sur :
- La compréhension et l’application de vos processus actuellement utilisés (« Start Where you Are »)
- Le respect de ce qui a été accompli par vos employés dans le passé ainsi que leurs rôles & responsabilités et leurs fonctions au sein de l’organisation.
- L’obtention de l’accord pour poursuivre l’amélioration par le biais de changement évolutif, ET
- Encourager les actes de Leadership à tous les niveaux
- Un ensemble de principes et des pratiques pour vous guider dans la gestion du travail et améliorer la façon dont vous l’exécutez, ET pour vous assurer que le travail sur un item démarre uniquement quand il y a une demande client et qu’il y a de la capacité de disponible (commitment point – point d’engagement).
- Une méthode de gestion du travail évolutive « Pull system » « Just in Time » notamment utilisée pour favoriser la livraison rapide de valeur en continu, « on time » et « on quality » tant au niveau de vos équipes qu’à l’échelle de votre organisation!
- Notamment des tableaux Kanban pour visualiser le travail et son flux et repérer rapidement les goulots d’étranglement afin de mener les actions nécessaires pour améliorer le « système ».
Les Japonais utilisent le plein potentiel du système Kanban depuis des lunes dans leurs usines manufacturières, notamment dans l’industrie automobile.
L’histoire révèle qu’à un certain moment donné après la Deuxième Guerre mondiale, l’industrie automobile américaine ne comprenait pas comment les Japonais faisaient pour être si productifs avec des niveaux de qualité et de fiabilité élevés avec si peu de matières premières. Le système Kanban était un des éléments de leur coffre à outils.
Kanban ce n’est PAS:
- « L’outil » (Ex. Jira, Azure DevOps, Trello, etc.) !
- Une incompréhension courante d’un système Kanban est de l’associer à un tableau avec des colonnes servant à être remplit de Post-It ou de « Product Backlog Items » dans un outil électronique tel que Jira ou Azure DevOps.
- Ce ne sont des outils numériques utilisés pour mettre en place le système Kanban.
- Une « To-Do list » ..!
- Une méthodologie ni un cadre de travail, c’est une approche!
- Il s’agit d’une approche de gestion qui peut être appliquée à un processus ou à une méthode de travail déjà existants.
- Il n’est jamais question d’utiliser Kanban par rapport à une méthodologie ou à un cadre de travail donné.
- Il s’agit plutôt d’ajouter Kanban à une méthodologie, un cadre ou une méthode de travail déjà existants.
Six avantages incontestables de Kanban
Source image: https://kanban.university
Que ce soit au niveau de vos équipes ou à l’échelle de votre organisation,
1. L’approche Kanban favorise le travail « Juste à Temps » (Just in Time)
qui repose sur la visualisation et la limitation du travail en cours (WIP) contenu dans le système afin d’avoir une meilleure cadence, de mieux prédire le travail et de permettre la mise en œuvre d’actions d’amélioration continue (Kaizen).
Les équipes ou votre organisation se concentrent sur les tâches prioritaires, ce qui augmente le débit du travail et permet la livraison de valeur plus rapide aux clients.
2. Repérage les goulots d’étranglement à l’intérieur de vos chaînes de valeur
La visualisation et la mesure du flux de travail permettent d’avoir une vue précise du système, repérer et
atténuer ainsi la surcharge (ou le manque) de travail des équipes tout en améliorant la réactivité face aux changements.
3. Favorise la communication et la collaboration
Grâce à la visualisation du travail, chaque membre de l’équipe peut rapidement comprendre en temps réel l’état des lieux, ce qui favorise la communication et élimine les malentendus.
En constatant les problèmes et les retards dans le système, les équipes sont incitées à apporter des améliorations constantes à leurs Ways of Working encourageant ainsi l’amélioration continue.
4. L’approche Kanban permet d’optimiser les processus actuels et de gérer le changement de façon évolutive
Sans changer les rôles et responsabilités des gens, ni les politiques ou standards de l’organisation ni en devant déployer en mode projet, un nouveau cadre de travail..!
5. L’approche Kanban permet d’améliorer les Lead time et la prédictibilité
La quantité de travail en cours (WIP) est directement lié aux « Lead Time » et qu’il y a une corrélation directe entre les Lead time et une croissance non-linéaire du taux de défectuosités (anomalies).
6. Livrer avec une meilleure qualité
Kanban permet de se concentrer sur la qualité en limitant la quantité de travail en cours (WIP) en définissant des politiques sur ce qui est acceptable avant que les éléments de travail ne soient transférés à l’étape suivante du processus. Ces politiques peuvent inclure des critères de qualité.
Un anti-pattern Kanban courant chez les clients !
Ci-dessous un exemple simple d’un contexte que j’ai souvent observé dans au moins 80% des équipes que j’ai côtoyées.
Le « tableau » (l’outil) est présent et utilisé par les équipes, mais sans tenir compte de l’ensemble des principes et pratiques générales de conception (adaptées au contexte) d’un système Kanban.
La « Visualisation » du travail est présente mais cette pratique à elle seule ne parviendra pas à accomplir le but : livrer de la valeur rapidement..!
Il arrive souvent que ce genre de « tableau » (l’outil) soit conçu dans la foulée des événements lors de la lancée d’une initiative ou d’un projet par quelqu’un possédant un minimum de connaissances Jira, ADO ou tout autre outil du genre.
Un carnet de demandes bien rempli, aucun point d’engagement, une multitude d’activités concurrentes en progression (WIP), une capacité de production limitée, des goulots d’étranglement ainsi que des attentes clients non rencontrées…
Résultat : « Mes équipes ont de la difficulté à livrer dans les délais », « Mes équipes manquent de cadence (prévisibilité) », « il y a régulièrement des problèmes de qualité en production », etc. »
Le travail en cours (WIP) est stagnant, il ne bouge presque pas, comme la congestion de cette autoroute!
Source image : https://www.dangerousroads.org/asia/china/4964-world-s-worst-traffic-jam-100km-and-12-days.html
Dans de telles conditions, êtes-vous en mesure de prédire dans combien de temps une voiture arrivera à sa destination? Mmmm… Non!
Plus il y a de voitures sur l’autoroute, plus dense est la circulation, plus lentement et sans prévisibilité une voiture se rendra du point A au point B.
Plus une ressource est utilisée, plus long est le délai d’attente.
Source image : https://itrevolution.com/articles/learn-more-about-concepts-in-phoenix-project/
Un système Kanban, bien conçu selon le contexte, suivant et respectant les principes et pratiques de l’art, permet de maintenir un équilibre parfait entre la demande de travail et la capacité des équipes, évitant ainsi la surcharge ou l’attente inutile.
Moins il y a de voitures, moins dense est la circulation, plus d’espace pour rouler vite comme une F1 sur le circuit Gilles Villeneuve à Montréal!
Source image : https://www.formula1.com/en/latest/article.why-we-love-the-canadian-grand-prix.67pRce504IfRLtT2AHmgmV.html
From Worst to Best in 9 months – The Microsoft XIT Sustaining Engineering Story
Implementing a Drum-Buffer-Rope Solution in Microsoft’s IT Department
By David J. Anderson & Dragos Dumitriu, Microsoft Corporation,
http://images.itrevolution.com/images/kanbans/From_Worst_to_Best_in_9_Months_Final_1_3-aw.pdf
J’ai eu l’opportunité d’étudier l’étude de cas ci-dessus réalisée par David J. Anderson & Dragos Dumitriu. C’est l’histoire du premier système Kanban (connu & enregistré) implanté chez Microsoft dans l’unité d’affaires XIT qui sert les services partagés de Microsoft en fournissant du soutien informatique et des applications pour chaînes de valeur opérationnelles telles que Finances et Ressources humaines.
Quelques takeaways de l’histoire :
- La première mise en œuvre (enregistrée-connue) de Kanban chez Microsoft a permis de tripler la productivité d’une équipe externalisée, a réduit les délais de plus de 90 % et amélioré la ponctualité des livraisons de 98 %.
- Lead time: 145 jours (malgré un temps de développement et de bonne qualité entre 3 & 10 jours) ==> 25 jours ou moins (atteint à 98% du temps).
- Les processus de changement évolutifs peuvent laisser derrière eux d’étranges artefacts historiques ou des pratiques obsolètes. C’est ce que l’on appelle les reliques de l’évolution. (Estimations traditionnelles Projet par ROI combinés remplacés par Coûts des Délais).
Les (6) pratiques générales de conception d’un bon système Kanban qui sont peu ou pas respectées/appliquées dans les organisations qui l’utilise.
1. Visualisation
2. Limiter le travail en cours (WIP)
« Start finishing, stop starting »!!!
3. Gérer le flux (Flow)
4. Rendre les mécanismes (policies) explicites.
5. Mise en œuvre de boucles de rétroaction
6. Améliorer collaborativement, évoluer expérimentalement.
Kanban est fondamentalement une méthode d’amélioration. Elle débute par l’organisation telle qu’elle est (Start where you are) et poursuit ensuite l’amélioration continue de façon incrémentale (Kaizen).
Exemples : en utilisant des modèles tels que la Loi de Little, la théorie des contraintes, approche scientifique (observation-expérimentation)
L’approche Kanban est de type « Évolutive » axé sur l’amélioration des « Ways Of Working » plutôt qu’une approche déterministique « Révolutionnaire » (Big up front BigBang rollout). Ce qui permet notamment d’atténuer les risques en termes de gestion du changement dans le cadre d’une transformation vers l’agilité.
Ressources complémentaires intéressantes à consulter :
En conclusion
Kanban se révèle être bien plus qu’un simple outil de gestion de tâches. C’est une approche de gestion évolutive, dynamique et éprouvée du travail et ce, tant au niveau des équipes qu’à l’échelle de l’organisation. Que votre unité d’affaires gère des initiatives de développement de solutions (produits), que votre organisation opère un portfolio Lean, un centre de services ou un PMO gérant des projets, et ce, peu importe l’industrie,
grâce à sa simplicité et à sa puissance, un système Kanban bien conçu permet aux équipes et à l’échelle de l’organisation de travailler plus intelligemment, de responsabiliser et autonomiser celles-ci, de gérer le flux de travail avec précision et de s’adapter rapidement aux changements.
Connaissez-vous le niveau de maturité actuel de vos Kanban? Désirez-vous les amener au niveau suivant et profiter du plein potentiel de tsystèmes Kanban conçu selon les règles de l’Art?
N’hésitez pas à nous contacter pour concevoir, améliorer ou mettre à l’échelle vos systèmes Kanban et tirer le meilleur parti de son potentiel dans votre entreprise.
Éric Auger
est un consultant professionnel TI spécialisé en gestion Lean-Agile. Il est notamment Lean Six Sigma Green Belt, Professionnel en gestion Kanban (KMP), Professionnel en gestion de projet (PMP), SAFe Agilist et coach professionnel en Agilité. C’est un agent de changement.
Il aide les équipes et les organisations qui désirent réellement compétitionner et prospérer durant l’ère digitale, c’est-à-dire les organisations ouvertes aux changements et qui sont prêtes à s’adapter pour être en mesure de répondre rapidement aux changements du marché et des opportunités émergentes.
